تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات
إن أهمية تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات لأمر مهم في عرض كل ما يخص المؤتمر، حيث إن الكتيب التعريفي يجعل الآخرين لديهم الحماس في التعامل معك، لذا فإن تصميم الكتيب التعريفي له أهمية كبيرة ليس فقط في المؤتمرات، هو أيضاً مهم للشركات، حيث أنه يعتبر من أهم الوسائل لجذب العملاء تجاه المؤتمرات أو الشركات، لذلك لا تستطيع أي وسيلة أخرى جذب أعلى قدر من العملاء لهذا المؤتمر أو الشركات.
تصميم كتيب تعريفي
الكتيب هو عبارة عن أوراق مصممة بشكل مبتكر، إما أن تكون صورة تم طبعها أو تتكون من أوراق أو تكون الكرتونية في صيغة مستندات xml ,أو في صيغة pdf حسب الطلب، ويوجد بها معلومات لكيفية استخدامها أو التعامل معها.
يتم استخدامها فقط لأجهزة الكمبيوتر وبرامج البرمجة الخاصة بها ، وقد تكون أدلة المستخدم مصحوبة بأجهزة الكمبيوتر وبعض الأجهزة الإلكترونية ، مثل أجهزة التلفزيون والهواتف ومشغلات الموسيقى والمسجلات والأجهزة المنزلية ومعدات البستنة، الكتيبات تعلم المستخدمين أهم نقاط المنتج وكيفية استخدام هذه النقاط بشكل أفضل وسهل وفعال لتوصيل أكبر قدر من المعلومات حول استخدامها، ويحمل أيضاً الكتيب التعريفي صور لتسهيل عملية القراءة والفهم السريع، لتسهيل القراءة والرجوع إلى الصور وقت الحاجة لتفسير الكلام الذى تمت كتابته في الكتيب.
وسنعرض هنا كيف يتم تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات ، من خلال شركة شورت كت.
تصميم الوثائق التي تناسب المستخدمين
وهي ثلاث خطوات سوف نتكلم عنهم بالتفصيل:
- تحديد المستخدم الذي نقصده أو نريده.
- تدوين ما الذي يحتاجه المستخدم بطريقة تسهل عليه فهم أي شيء يريد أن يعرفه.
- أن تضع أمامك جميع المشكلات في جانب مخصص لها وما هي المشكلات التي تواجه المستخدم ويحتاج حلاً لها، لتقديم حلاً مبسطاً لهذه المشكلة.
تحديد المستخدم
وهو معرفة جميع التفاصيل العامة التي تدور في عقل العميل وجميع تفاصيله الشخصية، لتصميم كتيب تعريفي أكثر نجاحاً ومناسب للعميل، ولا تختلف الطريقة التي تقدم بها الكتيب سواء أكانت هذه الطريقة رسمية أم غير رسمية والمقصود برسمية هو التعبير عن العميل بشكل صريح عن صفاته والغير رسمية هو تستغرق وقتاً أكثر، لأنه يستنبط افتراضات لصفاته وكتابتها بشكل منطقي وهذا الملف تستفيد منه عندما تكون داخل فريق عمل لإنتاج وثائق المستخدم، وهو يساعدك في إدارة المنتج بشكله الصحيح من بداية وضع الأساسيات فيه حتى الانتهاء من شكله النهائي، وهذه أهم النقاط للحرص على اتباعها أثناء إنشاء ملف المستخدم: تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات
- المكان الذي سوف يتم استخدام الكتيب في سواء كان في المنزل أو في مكان العمل أو حتى المواقع أو حتى السيارة، من المهم أيضاً معرفة التصميم الذي يناسب المستخدم.
- ما هو هدف المستخدم في الاستخدام الرئيسي للكتيب، فمثلاً يجب عمله على شكل مقالات مرجعية إذا كان المستخدم لا يستخدمه بصورة دورية، ويجب أن يتوافر فيه طريقة الاستخدام في بداية الكتيب للتسهيل على المستخدم.
- يجب على مصمم الكتيب إدراك أهم المعايير للمنتج في مقدار التشابه والاختلاف لمنتج آخر، حيث إذا كان المنتج جديداً غير مذكوراً من قبل فيجب على المصمم إنشاء وتدوين أكبر قدر من المعلومات عن هذا المنتج للتسهيل على المستخدمين فيما يتعلق هذا المنتج، أما إذا تم تداول هذا المنتج من قبل فيكفي إبراز أهم النقاط الرئيسية للمنتج.
تدوين ما الذي يحتاجه المستخدم بطريقة تسهل عليه فهم أي شيء يريد أن يعرفه.
تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات
نرى أن أفضل طريقة للتعبير وهو استخدام لغة واضحة وسهلة وعالية التقنية، ويجب أيضاً الاهتمام بطريقة الترتيب والتنسيق للكلام لوصول المستخدم لأعلى قدر من الاستيعاب، وعدم استخدام العشوائية في الكلام.
- نحن ندرك مدى أهمية اللغة البرمجية فلا مفر من استخدامها حتماً في صنع رسوم بيانية وغيرها مثل الأشرطة، لذا يجب اتباع طرق لشرح جداول Fibonacci وفيما تستخدم هذه الجداول في الماليات ووضع تعريفات لها.
أن تضع أمامك جميع المشكلات في جانب مخصص لها وما هي المشكلات التي تواجه المستخدم ويحتاج حلاً لها، لتقديم حلاً مبسطاً لهذه المشكلة
فإن عرض أهم نقاط المشكلات التي تواجه المستخدم وعرض شروحات لحلها يعتبر أمر رائع للتسهيل على المستخدم، فحل المشكلة وشرحها بطريقة دعائية تعتبر من أفضل الطرق لتسويق أي منتجات، ومن هنا إذا حصل المستخدم على المنتج يجب على المصمم أن يكون وضع طريقة استخدام وتفعيل المنتج بشكل جيد وسهل، حتى لا يواجه المستخدم أي مشكلة.
- إذا كانت هناك مشكلة كبيرة فلابد من اتباع طرق تتم فيها تجزئة المشكلة لمشكلات صغيرة فأصغر حتى لا يمل المستخدم أو يعجز عن فهم تلك المشكلة مع مراعاة عدم التكلف في شرح المشكلة وطريقة حلها فاختيار طريقة بسيطة تكفي.
تحديد مكونات الكتيب.
وتتمثل في ٥ نقاط هما:
- اختيار العناوين الملائمة للموضوع والغلاف.
- يلزم وضع مراجع لكل مقال.
- إضافة فهرس للكتيب إذا تعدى ١٠ صفحات.
- إضافة تعليمات وخطوات للمستخدم في الكتيب.
- إضافة صور مناسبة لتسهل على المستخدم القراءة والفهم.
اختيار العناوين الملائمة للموضوع والغلاف
فاختيار العناوين والغلاف هم واجهة الكتيب ويلزم أن يتواجد في الغلاف المراجع والتنبيهات والتعليمات، والغلاف يتعدى ٤ صفحات.
- يجب وضع شروط وأُسس للكتيب.
- يلزم وضع حقوق الطبع والنشر.
وضع مراجع لكل مقال
إذا كان الكتيب التعريفي يحتوي على أكثر من مقالة فيلزم وضع مرجع لكل مقالة لجعل الكتيب منظم ومنسق.
إضافة فهرس للكتيب إذا تعدى ١٠ صفحات بالطبع إذا تعدى الكتيب ١٠ صفحات فوضع الفهرس أمر مهم لجعل الكتيب أكثر سهولة ويسر.
إضافة تعليمات وخطوات للمستخدم في الكتيب
إذا كان الكتيب منقسم لعدة مواضيع، فيلزم وضع لكل موضوع تعليمات ومراجع لكل قسم من أقسام الكتيب، وإذا كانت هناك أقسام مترابطة مع بعضها البعض يمكن ذكر القسم المعين بأنه مرتبط بقسم آخر، فهذه الطريقة تتيح للمستخدم توفير الوقت والمجهود عليه.
- كتابة الإجراءات يلزم أن تكون في جزء آخر ولا يجب أن يكون الكتيب معقداً على مستخدمه فالترتيب والتنظيم أمر مهم فمثلاً: يجب أولاً عرض المواضيع الموجودة في بداية الكتيب وعن ماذا يدور كل موضوع بصورة ملخصة وسريعة ويجب ترقيم كل موضوع أين يتواجد في الكتيب.
- ذكر جميع المراجع والتعليمات في لائحة، والأسئلة الشائعة، أما بالنسبة للفهرس فيمكن إلغاءه في حال كان أقل من ١٥ صفحة.
ومن ضمن متطلبات تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات
إضافة صور مناسبة لتسهل على المستخدم القراءة والفهم.
الكتابة غير كافية لتوضيح جميع الكلام فأحياناً تغيب على المستخدم بعض الأفكار لا توضحها سوى الصور والرموز التعبيرية، لأن أحيانا يتواجد كلمات معقدة لا بديل لها ولا يستطيع المستخدم فهمها من تلقاء نفسه، فيمكن تصميم صوب بيانية واضحة من خلال برامج الحاسوب أو البرامج التعديلية، لضمان مساعدة المستخدم.
- بعد تصميم الصورة يجب حفظها وطبعها في الكتيب واختيار الأماكن المناسبة، والمحافظة بقدر الإمكان على جودتها ونقائها.
- المحافظة على تقارب أحجام الصور لجعل الشكل أكثر راحة لعين المستخدم.
- برامج الجرافيك نعلم أن قدرتها عالية الجودة وتحتوي على مميزات كثيرة إلى أن برامج لقطات المستخدمة للقطات الشاشة تملك أيضاً قدرة وجودة بنفس مميزات برامج الجرافيك تسهل على المصمم وأيضاً توفر عليه الوقت والمجهود.
راجع النصوص والتعليمات لإنشاء كتيب ناجح سهل التصميم لتوفير الوقت والمجهود على المصمم والمستخدم وللحصول على أفضل نتائج، فإن توفير المعايير والشروط تسهل تصميم كتيب تعريفي للمؤتمرات وهذا ما يتم في شركة شورت كت أفضل شركة تصميم كتيب تعريفي بالرياض.
للمزيد حول هذا الموضوع:
شاهد اعمالنا في: تصميم البروفايل
